Beste E-Mail-Archivierungssoftware
Beste E-Mail-Archivierungssoftware auf einen Blick
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Was ist E-Mail-Archivierungssoftware?
E-Mail-Archivierungssoftware komprimiert, speichert und indexiert E-Mails für zukünftige Referenzen oder rechtliche Prüfungen. Während E-Mails übertragen werden, kopiert die Archivlösung jede E-Mail und speichert sie auf einem lokalen Server, einem Cloud-Server oder beidem (hybrid). E-Mail-Nutzer können ihre alten E-Mails löschen, um Platz zu sparen, da sie alte E-Mails jederzeit im E-Mail-Archiv abrufen können. Die E-Mail-Archivierung ist ein fortlaufender Prozess, sodass sich die Nutzer zu keinem Zeitpunkt Sorgen über Datenverlust machen müssen.
Aus der Perspektive einer Organisation können sie vollständige Aufzeichnungen über alle E-Mail-Transaktionen führen, ohne erheblichen Speicherplatz zu verbrauchen. Obwohl E-Mails komprimiert werden, können Unternehmen und rechtliche Einheiten dennoch die E-Mail-Konversationen von Mitarbeitern, die Interaktionshistorien von Verkaufsmails und Konversationshistorien durchsuchen, indexieren und prüfen. Gespeicherte E-Mails sind in der Regel schreibgeschützt, und ihr Zugriff wird von Administratoren überwacht und protokolliert. Dies verhindert unbefugten Zugriff und schützt die Integrität der E-Mail-Historie. Die E-Mail-Archivierung ist nicht nur für einzelne Nutzer von Vorteil, sondern auch für Unternehmen, die gesetzliche Vorschriften einhalten müssen. Finanzdienstleistungsunternehmen, Gesundheitsorganisationen, Anwaltskanzleien und andere regulierte Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, Kopien ihrer E-Mails aufzubewahren. Unabhängig davon, mit welchen Branchen der Nutzer arbeitet, ist die E-Mail-Archivierung wichtig und vorteilhaft für alle.
Welche Arten von E-Mail-Archivierungssoftware gibt es?
On-Premise E-Mail-Archivierung
On-Premise E-Mail-Archivierungssoftware speichert alle E-Mails auf physischen Servern in den Räumlichkeiten der Organisation. Diese Art von Lösung, die in den 2000er Jahren begann, ist sehr zuverlässig und kann vollständig an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst werden. Allerdings erfordert sie eine hohe Anfangsinvestition, um die Server aufzubauen und das IT-Team zu verwalten.
Cloud E-Mail-Archivierung
Cloud E-Mail-Archivierungssoftware speichert alle E-Mails auf einem entfernten physischen Server, der von einem Drittanbieter verwaltet wird. Sie wird auf Abonnementbasis berechnet, sodass keine Anfangsinvestitionen und Wartung erforderlich sind. Seriöse Anbieter bieten zuverlässige, kostengünstige und einfach zu verwaltende Archivierungsdienste, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Allerdings ist die Migration in die Cloud immer noch ein großes Hindernis.
Hybride E-Mail-Archivierung
Die hybride Lösung ermöglicht die E-Mail-Archivierung sowohl vor Ort als auch in der Cloud. Es ist eine Lösung für Unternehmen, die sich im Migrationsprozess befinden oder sich nicht vollständig auf eine Cloud-Lösung festlegen möchten.
Welche Funktionen hat E-Mail-Archivierungssoftware?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb der E-Mail-Archivierungssoftware, die den Nutzern helfen können, ihre E-Mail-Aufbewahrungs- und E-Discovery-Richtlinien zu verwalten:
E-Mail-Journaling: Jede E-Mail, jeder Kalender- und Ereignistransaktion muss in Echtzeit kopiert und auf dem Archivserver gespeichert werden. Archivierte E-Mails sollten niemals ersetzt oder modifiziert werden, um ihre Integrität zu wahren. Dies ist notwendig, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten, da die gespeicherten Informationen zu 100 % der ursprünglichen Quelle entsprechen müssen.
E-Mail-Komprimierung: Alle kopierten E-Mails werden komprimiert, um Platz auf den Archiven zu sparen. Dies spart Serverplatz und Geld.
E-Mail-Abruf: E-Mail-Kontoinhaber und Administratoren sollten in der Lage sein, alle ihre E-Mails innerhalb des Aufbewahrungszeitraums abzurufen. Dies bedeutet auch, dass der E-Mail-Archivserver eine hohe Verfügbarkeit haben sollte, damit der Abrufprozess nicht ständig unterbrochen wird.
Administrations-Dashboard: Administratoren sollten in der Lage sein, den Benutzerzugriff auf E-Mail-Archive und benutzerdefinierte Richtlinien über ein Dashboard zu steuern. Das Dashboard muss genaue Datentabellen und Visualisierungen generieren, damit Entscheidungsträger über den genutzten Speicherplatz und die Zugriffskontrolle informiert werden können. Erweiterte Berichtstools in E-Mail-Archivierungslösungen können auch unangemessene oder sensible E-Mail-Austausche identifizieren. Dies warnt Administratoren vor Nutzungsmustern und Benutzerverhalten, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen.
Elektronische Entdeckung (eDiscovery): eDiscovery ist eine gesetzliche Anforderung, um elektronische Daten für Rechtsstreitigkeiten oder rechtliche Compliance zu durchsuchen und wiederherzustellen. Unternehmen sollten in der Lage sein, Tags und Attribute einzurichten, um E-Mails basierend auf Absender-/Empfängerinformationen, Daten, Schlüsselwörtern usw. zu durchsuchen. Auch das Management mehrerer Suchanfragen wird empfohlen, um die Suche zu beschleunigen. Nutzer können die Suchen speichern oder ändern, ohne jede einzelne Suche durchgehen zu müssen.
Welche Vorteile hat E-Mail-Archivierungssoftware?
Speicherkosteneinsparungen: Je nach Größe eines Unternehmens kann der benötigte Speicherplatz für E-Mails schnell wachsen. Das Archivieren alter E-Mails kann Platz freimachen und die Leistung des E-Mail-Servers erhöhen.
Richtlinienkonformität: Die E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass eine Organisation automatisch die richtige E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie befolgt. Eine vollständige Lösung ermöglicht es den Nutzern, ihre E-Mails problemlos von einem sicheren Server abzurufen. Dies spart Geld, da keine Prüfer und Anwälte bezahlt werden müssen, die Zeit damit verbringen, alle E-Mails zu durchsuchen. Diese E-Mails sind manipulationssicher, da kein Mitarbeiter sie auf dem Speicherserver bearbeiten kann. Es ist wichtig, sich vor dem Kauf der Software über die lokalen Gesetze zur Aufbewahrungs- und Sicherheitsrichtlinie von E-Mails zu informieren.
Notfallwiederherstellung: Während die E-Mail-Archivierung kein E-Mail-Backup ist, kann sie als Notfallwiederherstellungsoption verwendet werden. Wenn Unternehmen Datenverluste in E-Mail-Systemen wie Hardwarefehler oder Cyberangriffe erleben, können sie ihre E-Mails schnell wiederherstellen. Wenn nur ein Teil der E-Mails verloren gegangen ist, können sie diesen spezifischen Teil wiederherstellen, anstatt das gesamte System wiederherzustellen.
E-Mail-Sicherheit: Die beste E-Mail-Archivlösung schützt E-Mail-Nachrichten über einen Mailserver. Die Datenarchivierung muss nicht immer eine schnelle Suche durchführen, aber sie muss die E-Mail-Kommunikation verschlüsseln, um Cyberangriffe zu verhindern.
Geschäftskontinuität: Wenn der E-Mail-Austauschserver ausfällt, ermöglichen einige Lösungen dem Nutzer, E-Mails von ihrem Server zu senden und zu empfangen. Dies fungiert als E-Mail-Dienst zur Geschäftskontinuität, sodass Nutzer keine wichtigen E-Mail-Austausche online verpassen.
Wer nutzt E-Mail-Archivierungssoftware?
Mitarbeiter: Jeder in der Organisation sollte in der Lage sein, dieses Tool zu nutzen, um seine E-Mails abzurufen.
E-Mail-Manager: E-Mail-Manager sollten in der Lage sein, Archivierungsberechtigungen und -richtlinien über diese Software festzulegen. Sie können auch unangemessenen E-Mail-Austausch verhindern, indem sie riskante Benutzermuster und unregelmäßige Inhaltsberichte analysieren. Dies könnte das Unternehmen vor potenzieller Wettbewerbsintelligenz oder Spionage schützen.
Rechtliche Einheiten: Gerichte, Anwälte und Prüfer müssen E-Discovery-Tools für Rechtsstreitigkeiten und rechtliche Zwecke nutzen. Es spart ihnen Zeit, die notwendigen Dokumente zu finden, da E-Mail-Archivierungslösungen nach Namen, E-Mail-Adressen, Schlüsselwörtern usw. filtern und suchen können.
Herausforderungen mit E-Mail-Archivierungssoftware
E-Mail-Archivierungslösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Langsamer E-Mail-Abruf: Da die E-Mail auf Archivservern gespeichert wird, kann es langsam sein, sie von diesem Server herunterzuladen und hochzuladen. Archivspeicher ist kostengünstig, da er durch eine langsame Übertragungsgeschwindigkeit kompensiert wird. Mehrere Nutzer, die gleichzeitig abrufen, verlangsamen auch den Server. Käufer müssen sicherstellen, dass der E-Mail-Archivlösung-Server eine bestimmte Datenübertragungsgeschwindigkeit gemäß den Anforderungen gewährleistet.
Zugriff auf den E-Mail-Abruf: Unbefugter E-Mail-Zugriff auf den Archivserver kann wichtige Unternehmensgeheimnisse und sensible Informationen preisgeben. E-Mail-Manager müssen am ersten Tag den richtigen Zugriff für jedes Konto festlegen.
Redundanz mit anderer Backup-Software: Unternehmen haben heute andere Notfallwiederherstellungs- und Backup-Lösungen, die ähnliche Dinge wie E-Mail-Archivierungssoftware tun. Während das E-Mail-Archiv seine eigene einzigartige Funktionalität und Anwendungsfall hat, können die Kosten für die Speicherung mehrerer Kopien von E-Mails mit unterschiedlicher Software im Laufe der Zeit erheblich steigen. Käufer müssen sicherstellen, dass die zukünftigen Speicherkosten das Budget nicht überschreiten.
Welche Unternehmen sollten E-Mail-Archivierungssoftware kaufen?
Während alle Unternehmen, die E-Mails verwenden, E-Mail-Archivierungslösungen in Betracht ziehen sollten, sind die folgenden zwei Branchen besonders auf die Software angewiesen:
Finanzbranche: Die Finanzbranche ist stark reguliert, sodass sie E-Mail-Archivierung benötigt, um lokale Gesetze einzuhalten. Es gibt Anreize für Unternehmen und Mitarbeiter, E-Mail-Kopien für finanzielle Gewinne zu ändern. E-Mail-Archivierungslösungen verhindern dies, indem sie manipulationssichere E-Mail-Kopien garantieren. Außerdem enthalten Finanzdokumente branchenspezifische Wörter und Zahlen, die schwer zu entdecken sind. Viele E-Mail-Archivierungslösungen bieten Suchoptionen, die Schlüsselwörter und ähnliche Begriffe enthalten können, um den richtigen Inhalt schnell zu finden. Generische E-Mail-Suchen fehlen oft diese Funktionalität, was sie zu minderwertigen Lösungen macht, die den Anforderungen der Branche nicht gerecht werden.
Gesundheitsbranche: Sensible E-Mail-Austausche zwischen Gesundheitsdienstleistern und Patienten werden von Regierungen reguliert und sind Ziel von Cyberangriffen/Erpressungen. Eine Archivlösung verhindert unbefugte Manipulation von E-Mails, gewährleistet Compliance und bietet Geschäftskontinuität. Da die Patientenversorgung sehr zeitkritisch sein kann, kann das rechtzeitige Senden und Empfangen von E-Mails Leben retten.
Wie kauft man E-Mail-Archivierungssoftware
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für E-Mail-Archivierungssoftware
Käufer könnten versucht sein, lange Listen detaillierter Anforderungen zu erstellen oder solche, die zu vage sind. Idealerweise sollte ein RFI detailliert genug sein, um die wesentlichen Anforderungen abzudecken, aber nicht so lang, dass es Mitarbeiter und Anbieter davon abhält, es zu nutzen. Da nicht alle Anforderungen die gleiche Bedeutung haben, sollten Käufer ihnen Prioritäten zuweisen und sich auf die wichtigsten konzentrieren.
Unverzichtbare Funktionen sind kritische Funktionen, die das Unternehmen benötigt, um seine täglichen Abläufe basierend auf seiner Branche auszuführen. Zum Beispiel benötigen Finanzunternehmen Software, die Finanzsuchbegriffe verarbeiten und die E-Mail-Temperamentrichtlinie sichern kann.
Wichtige Anforderungen sollten eine hohe Priorität haben, sind aber nicht unbedingt entscheidend, wenn es einen Ersatz gibt. Zum Beispiel sind erweiterte Analysen und Dashboards zur Vorhersage von Benutzermustern wichtig, aber nicht entscheidend, wenn der Käufer bereits Mitarbeiterüberwachungssoftware verwendet, die E-Mail-Inhalte analysieren kann.
Nice-to-have-Funktionen können je nach Abteilung und Team variieren. Zum Beispiel sind mobile Apps, die E-Mails auf einem Telefon anstelle eines PCs abrufen können, nützlich, aber oft unnötig.
Vergleichen Sie E-Mail-Archivierungssoftware-Produkte
Erstellen Sie eine Longlist
Bei der Erstellung einer Longlist sollten nicht mehr als 10 Produkte ausgewählt werden, indem alle Optionen eliminiert werden, die nicht gut zum Käufer passen. Ein einfacher Anfang ist zu überprüfen, welche E-Mail-Software das Unternehmen verwendet. Die E-Mail-Archivierungssoftware muss mit der E-Mail-Software des Unternehmens kompatibel sein. Wenn ein Unternehmen Gmail verwendet, sollten sie keinen Archiver kaufen, der sich auf On-Premise konzentriert, da Gmail ein SaaS-Produkt ist. Außerdem müssen Nutzer die gesetzlichen Anforderungen (wie den Datenschutz nach der DSGVO) für ihr Unternehmen und ihre Branche prüfen. Einige Softwarelösungen gewährleisten die Einhaltung bestimmter Gesetze, aber das garantiert nicht, dass sie dies immer tun. E-Mail-Archivierungssoftware wird nach der Anzahl der Nutzer und/oder dem genutzten Speicherplatz berechnet. Nutzer können ein ideales Budget basierend darauf berechnen und Unternehmen herausfiltern, die es nicht erfüllen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Die Produkte auf der Longlist können auf den ersten Blick sehr ähnlich sein, daher benötigen Käufer mehr Details über die Produkte und die Anbieter, um eine Shortlist zu erstellen. Hier kommt die Anforderungsliste ins Spiel. Entscheidungsträger verwenden diese Liste, um RFIs zu erstellen, die Anbieter auffordern, detaillierte Informationen darüber bereitzustellen, wie sie die vom Käufer benötigten Funktionen liefern. Einige Anbieter lehnen es möglicherweise ab, auf RFIs zu antworten, was sie automatisch vom Auswahlprozess disqualifiziert. Andere werden eliminiert, weil sie unbefriedigende Antworten gegeben haben.
Anbieter stellen auch Testimonials, Kundenreferenzen und technische Dokumentationen zur Verfügung, um zu beweisen, dass sie die Qualifikationen und die Expertise haben, das Produkt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.
Führen Sie Demos durch
Demos sollten live durchgeführt werden, nicht mit Folienpräsentationen oder Screenshots. Anbieter sollten einem Skript mit Szenarien folgen, die vom Käufer erstellt wurden. Ein Beispiel für ein Szenario wäre zu zeigen, wie das System E-Mail-Kopien speichern, bestimmte E-Mails basierend auf branchenspezifischen Begriffen suchen und die E-Mail rechtzeitig abrufen kann. Käufer sollten Notizen zur Geschwindigkeit der Datenübertragung und des genutzten Speicherplatzes machen, da nicht alle Komprimierungs-, Datenübertragungs- und Speicheroptionen gleich sind.
Alle E-Mail-Archivierungsanbieter sollten dasselbe Demo-Skript verwenden, und Käufer müssen jedes Kriterium und Szenario mit einem Bewertungssystem wie Punktzahlen von eins bis fünf (wobei eins die niedrigste Bewertung und fünf die höchste ist) bewerten.
Alle Mitglieder des Auswahlteams, die an den Demos teilnehmen, sollten die gezeigte Funktionalität bewerten. Die Ergebnisse können dann kombiniert und analysiert werden, um die Hauptstärken und -schwächen jedes Produkts zu identifizieren.
Auswahl der E-Mail-Archivierungssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
IT-Manager, Prüfer, Anwälte und einige Endnutzer sollten im Auswahlteam enthalten sein. Externe Berater und ausgelagerte IT-Teams können auch eine neutrale Perspektive bieten oder bei Verhandlungen helfen.
Verhandlung
Verständlicherweise möchten Unternehmen die Kosten während der Preisverhandlungen senken, aber dies sollte nicht zum Nachteil der Nutzer geschehen. Stattdessen ist es vorzuziehen, sich darauf zu konzentrieren, den größtmöglichen Wert für das Geld zu erhalten. Ein Beispiel ist der Kundensupport, der im Preis der Software enthalten ist, aber normalerweise auf Arbeitszeiten und Wochentage beschränkt ist. Globale Unternehmen benötigen möglicherweise einen 24/7-Follow-the-Sun-Support, was bedeutet, dass Probleme zwischen Teams in verschiedenen Zeitzonen weitergegeben werden können, sodass die Nutzer nicht zu lange auf eine Lösung warten müssen.
Die Verhandlung umfasst auch rechtliche und vertragliche Bedingungen sowie Service Level Agreements (SLAs). Ein Beispiel ist die Cloud-Verfügbarkeit, die garantiert, dass SaaS-Archivierungsprodukte betriebsbereit sind. Die meisten Anbieter bieten eine Verfügbarkeit von 95 % und höher, aber selbst ein paar Stunden im Monat können für regulierte Unternehmen im Finanz- und Gesundheitswesen sehr störend sein.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte von einem Team getroffen werden, nicht von einer einzelnen Person. Es ist auch wichtig, einen strukturierten Ansatz und die während der vorherigen Phasen gesammelten Daten zu verwenden. Entscheidungshilfesysteme können Anforderungen priorisieren, die Stärken und Schwächen jedes Produkts identifizieren und verschiedene Kaufszenarien erstellen.
